Um caso ilustrativo
Conta-se que, certo dia, um viajante, ao ver três homens empenhados numa construção, aproximou-se deles e com ar indagativo fez a pergunta:
- Posso saber o que estão a construir?
- Eu, como vê o senhor, quebro pedras, respondeu o primeiro mostrando a marreta empunhada.
- A minha tarefa é levantar paredes, disse o outro enquanto segurava o fio de prumo.
- Nós estamos construindo uma catedral, informou o terceiro que fez questão de exibir o projecto.
Verdade ou não, esta historia tem muito de comum com a realidade de uma grande maioria de empresas nacionais, elo menos, no que tange a circulação de informações.
Sobre a questão da comunicação interna
A comunicação empresarial interna é uma questão complexa e de importância fundamental para uma gestão bem sucedida a que, infelizmente, os executivos devotam pouca atenção talvez por puro desconhecimento da sua relevância no processo administrativo. Na verdade, não existe uma comunicação empresarial no verdadeiro sentido, existe sim uma difusão das informações que os superiores hierárquicos acham conveniente levar ao conhecimento dos subordinados.
A questão da comunicação interna em muitas empresa publicas tem sido uma grande aberração. A maioria das informação são consideradas de caracter confidencial, assuntos de elevada importância normalmente não são comunicados aos empregados, isto porque prevalece nas empresas a ideia de que o empregado só deve ser informado sobre assuntos da sua alçada, isto é, assuntos directamente relacionados com a execução da sua tarefa ou sobre regulamentos de caracter geral. Ademais, acontece muitas vezes que o empregado só tome conhecimento do que vem acontecendo na sua própria empresa através de terceiros ou pelos órgãos de comunicação social.
As deficiências inerentes à circulação interna de informações fizeram com que ao longo desses anos a gestão das empresas publicas perdesse a necessária transparência e fecharam, aos empregados a possibilidade de contribuírem na fiscalização dos actos de gestão praticados pelos respectivos responsáveis. Uma das principais causas do malogro das empresas publicas reside justamente aí e, a resolução dos seus mais graves problemas passa necessariamente pelo equacionamento da problemática da comunicação interna. Entretanto, cumpre lembrar que existem experiências interessantes no tocante a este assunto. É o caso, por exemplo, de empresas que mantêm publicações periódicas de revistas, jornais ou boletins informativos para os seus empregados.
Comunicação interna versus eficiência empresaria
O nível de eficiência com que opera uma empresa pode ser avaliado pela medida em que a empresa em questão atinge os seus objectivos. Considerando o lucro como o principal objectivo, infere-se que o seu grau de eficiência é tanto mais alto quanto maior for o resultado financeiro apurado no final de um determinado período. Inúmeras são as variáveis que condicionam a eficiência empresarial. Mas, de forma genérica, tais variáveis são passíveis de serem agrupadas em duas grandes categorias: a técnica e a humana.
As variáveis de ordem técnica dizem respeito à tecnologia disponível, às condições mercadologicas, à organização e controle do processo produtivo, entre outras. As variáveis de índole humana relacionam-se directa ou directamente com a questão da motivação do pessoal na execução das tarefas. Seria erro crasso tentar elevar a eficiência, centrando a atenção unicamente na questão técnica e relegar a um segundo plano os assuntos pertinentes aos recursos humanos. A comunicação interna, quando bem sistematizada, constitui um incentivo vital da motivação humana na empresa. Com efeito, ao se delinear tal sistema deve-se ter em conta além da circulação programada de informação mais três passos que, em ultima instancia, são os objectivos a alcançar.
1. Produzir um entendimento. Supõe-se frequentemente, que a comunicação empresarial interna se realiza com o simples envio de um memorando, uma circular ou uma ordem de serviço, sem que haja a preocupação de se certificar se o conteúdo terá sido entendido e correctamente interpretado. Mais importante que isso há que levar em conta que qualquer empregado ao receber um comunicado tem, com certeza, um comentário, uma opinião ou sugestão a dar. A comunicação interna nos moldes em que tem sido desenvolvida não leva em consideração esta questão, portanto não contempla um canal formal destinado a retro-informação, ou “feedback”, o que é fundamental em qualquer processo comunicativo. Produzir um entendimento e criar um clima de compreensão e de diálogo constituem objectivos básicos de toda comunicação empresarial interna que se preze. E isto consegue-se quando a comunicação se processa em dois sentidos.
2. Propiciar aceitação do conteúdo da comunicação. Sob determinado ponto de vista, uma empresa assume todas as configurações de uma sociedade e, de certa forma, tudo o que sucede naquela pode ser caracterizado como projecção, em ponto pequeno, das ocorrências desta. Por exemplo, uma gestão autoritária, praticada com mãos de ferro (como reflexo de um regime autoritário) é coisa do passado, pelo menos nos países mais avançados. A compreensão e aceitação, por parte dos empregados, da filosofia de gestão, dos objectivos, dos planos, em suma, de tudo o que for estabelecido pela direcção da empresa é condição básica para o alcance da eficiência empresarial. Por outro lado, o acolhimento das ideias do executivo garante a legitimidade da sua autoridade para dirigir a empresa. Esse consentimento é o corolário de uma comunicação bem programada.
3. Incentivar a motivação. Há quem considere que toda a teoria de gestão de recursos humanos gira em torno em torno de uma só questão: a motivação dos empregados para executarem as suas tarefas de forma mais correcta possível. No que se refere à comunicação interna, a motivação afigura-se como um dos objectivos finais de todo o processo. Toda a comunicação empresarial interna deve levar em conta esta questão. Aliás, apos ter sido produzido um entendimento e propiciado a aceitação do conteudo da comunicação, a motivação desponta naturalmente nos empregados. Empregados motivados significa, com toda a certeza, maior produtividade e melhor qualidade de produtos e serviços, isto é, maior eficiência.
O conhecimento dos objectivos e dos planos da empresa permite ao empregado situar a sua tarefa no âmbito de uma perspectiva mais abrangente e fá-lo sentir-se integrado numa unidade maior que é a empresa, o que, aliás, têm reflexos directos na produtividade.
Reportando-nos ao exemplo introdutório, diríamos que, se o pedreiro soubesse que estava a participar da construção de uma catedral, certamente, procuraria talhar as pedras com maior perfeição. O mundo pertence a quem domina as habilidades de comunicação e isto, em negócios, vale ouro.
In: A semana. - Ano I, nº 31 (1991), p. 5
http://memoria-africa.ua.pt/library/searchRecords/TabId/166/language/pt-PT/Default.aspx?q=AU Rosa, Carlos Alberto Monteiro
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